3 Tipps für einen professionelleren Klang bei E-Mails

In der heutigen Zeit müssen Sie für Ihren Job möglicherweise E-Mails an Mitarbeiter, Chefs, Kunden und mehr senden.

Ihre E-Mails sind keine einfachen Nachrichten. Es repräsentiert, wer Sie als professioneller Mitarbeiter sind. Daher möchten Sie sicherstellen, dass jede Ihrer gesendeten E-Mails gut geschrieben und leicht zu lesen ist.

Wenn Ihr Unternehmen ein bestimmtes Programm verwendet, z. B. Microsoft Outlook, möchten Sie möglicherweise lernen, wie Sie sich bewerben Nachrichtenformatierung . Unabhängig von der Plattform, die Sie für Messaging verwenden, gibt es verschiedene wichtige Tipps, die Sie beachten sollten, bevor Sie auf 'Senden' in Ihrer E-Mail klicken.

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Das berufliche Funktionieren kann für jeden eine Herausforderung sein, vor allem aber für diejenigen, die mit den Symptomen einer psychischen Erkrankung oder anderen psychischen Problemen umgehen.

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Korrekturlesen Sie Ihre Arbeits-E-Mails

Das wichtigste und wertvollste Werkzeug, das Ihnen zur Verfügung steht, ist das Korrekturlesen. Bevor Sie über das Senden Ihrer E-Mail nachdenken, sollten Sie eine wichtige Frage berücksichtigen: Ist Ihre E-Mail grammatikalisch und logisch sinnvoll?

Überprüfen Sie die vorgefertigte Rechtschreibprüfung der E-Mail auf Grammatikfehler, falls verfügbar. Wenn Sie an Ihrer Rechtschreibprüfung zweifeln, haben Sie keine Angst davor, externe Ressourcen (wie ein Online-Wörterbuch) zu verwenden.

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Andere grammatikalische Fehler, auf die Sie achten müssen, können sein:

• Falsche Verwendung von Großbuchstaben
• Falsche Verwendung von Interpunktion (Kommas, Semikolons usw.)
• Unangemessener Schreibstil und Ton für eine professionelle Umgebung
• Falsche Verwendung von Eigennamen - dies ist besonders wichtig, wenn Sie andere Personen ansprechen. Wenige Dinge sind peinlicher, als den Namen einer wichtigen Person (oder etwas Wichtigem) falsch zu schreiben!

Wenn Ihre E-Mail fertig ist, lesen Sie sie vor, um festzustellen, ob sie sinnvoll ist. Manchmal kann man anhand des Klangs erkennen, ob ein Satz falsch ist.

Von dort aus können Sie Korrekturen vornehmen, um sicherzustellen, dass der Gesamtfluss der E-Mail konsistent ist.

Und wenn Sie Zeit haben, speichern Sie die E-Mail als Entwurf und gehen Sie davon weg. Sie können auch alle unmittelbaren Freunde oder Familienmitglieder bitten, Ihre E-Mail zu lesen, um festzustellen, ob sie Fehler entdecken.

Eine gute Faustregel ist es, nur dann auf Senden zu klicken, wenn Sie sicher sind, dass Sie Korrektur gelesen und alles in Ihrer Nachricht nach besten Kräften überprüft haben.

Seien Sie präzise in Arbeits-E-Mails

Jeder in Ihrem Unternehmen hat seine Verantwortung zu wahren. Daher ist es hilfreich, seine Zeit zu respektieren, indem er präzise E-Mails erstellt. Indem Sie sie kurz, bündig und auf den Punkt bringen, können Sie umgehend eine klare Antwort erhalten und Ihren Tag fortsetzen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Nachrichten kurze, leicht verständliche Absätze enthalten. Tatsächlich muss jeder Absatz nicht länger als zwei Sätze sein.

Angenommen, Ihre E-Mail erfordert, dass Sie mehrere Absätze in voller Länge schreiben. In diesem Fall können Sie eine persönliche Besprechung mit demjenigen planen, den Sie per E-Mail versenden, um Verwirrung und Missverständnisse zu minimieren.

Stellen Sie sicher, dass jeder Ihrer Absätze nur relevante Informationen enthält. So verlockend es auch ist, kleine Details zu integrieren, die Ihrem Empfänger helfen können, Ihre Nachricht zu verstehen, aber diese Nachträge zu kürzen, können Sie eine kurze und direkte E-Mail erstellen.

Diese Art von Nachrichten ist für einen Leser oft viel einfacher zu verstehen, und Ihre empfangende Partei wird wahrscheinlich bei Bedarf klärende Fragen stellen.

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Eine andere hilfreiche Möglichkeit, eine prägnante Sprache zu verwenden, besteht darin, sich davor zu hüten, Verben zu sein. Zum Beispiel kann sich etwas, das ich in der Lage sein möchte, einen Bericht zu senden, verkürzen, bis ich einen Bericht sende.

In diesem Szenario würden Sie ein Verb eliminieren und es durch ein aktives Verb ersetzen, das die Worthaftigkeit beseitigt.

Schreiben Sie in einem respektvollen Ton

Übermitteln Sie Ihre Botschaft vor allem respektvoll.

Aggressionen in einer E-Mail können gemein wirken, da der Empfänger nicht direkt mit Ihnen spricht. Sie können diesen zufälligen Ton vermeiden, selbst wenn Sie schlechte Nachrichten übermitteln, indem Sie Negativität mit Positivität in Einklang bringen.

Wenn Sie beispielsweise die Leistung eines Mitarbeiters kritisieren möchten, können Sie den Satz mit etwas Positivem beginnen und mit Ihrer Kritik beenden.

Zusätzlich, Vermeiden Sie es aber . Es negiert die erste Hälfte des Satzes. Selbst wenn Sie mit etwas Positivem beginnen, kann es dazu führen, dass jemand denkt, Sie seien unaufrichtig. Ersetzen Sie also aber durch und, damit beide Aussagen wahr bleiben.

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Möglicherweise möchten Sie auch eine kurze Signatur am Ende Ihrer Nachricht einfügen. Diese Unterschriften können dazu beitragen, Ihrem Empfänger wichtige Kontakt- und persönliche Informationen zu übermitteln.

Wenn Sie möchten, gehen Sie zu Ihren E-Mail-Einstellungen und richten Sie eine Signatur ein, die Ihren Namen, Ihre Kontakttelefonnummer und andere Websites enthält, mit denen Sie verbunden sind.

Wenn Ihr Unternehmen über ein Logo verfügt, können Sie das Bild als Teil Ihrer Unterschrift verwenden. Das Ergebnis ist eine E-Mail, die professionell klingt und aussieht und einen respektvollen Ton beibehält.

Fazit

Ein wichtiger Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, besteht darin, kurze, präzise und fehlerfreie Nachrichten nach besten Kräften zu verfassen, auch in ungezwungeneren E-Mails. Auf diese Weise zeigen Sie Ihrem Chef, dass Sie ihn respektieren, und Sie sagen sich, dass Sie tatsächlich der Fachmann sind, als den Sie von anderen gesehen werden sollen.